面接キャンセルを防ぐ改善施策

求人サイトから応募があり、せっかく面接の日時まで決定したのに、直前になって面接のキャンセルや、当日の時間になっても面接に来ないなど、悲しい経験をされた採用担当の方も少なくないかと思います。

実際エン・ジャパンの調査によると、企業の業種や規模に関係なく、92％の企業が、面接前のキャンセルを経験してると報告しています。

こちらに非があれば対策もできますが、大抵の場合はなぜ応募者が面接に来ないかの原因がわからず、そもそもの改善施策自体が思いつかないのではないでしょうか。

そこで、今回の記事では、応募者が面接に来ない原因とその対策方法について紹介します。

応募者が面接に来ない原因

応募段階では、多かれ少なかれ働きたいという意欲があったのにも関わらず、なぜ応募者は面接に来ないのでしょうか。

ここでは、応募者が面接に来ない原因について紹介します。

1.テンプレートメールのみを送付している

多くの企業様は求人の応募が来た際に、自動返信機能を使って応募者にメールを送付しているのではないでしょうか。

確かに、自動返信機能は応募直後に応募者にメールを送れるというメリットがありますが、それだけでは機械的な文章のため、冷たい印象を与えてしまいます。

テンプレートだけでなく、応募者の履歴書などを見てどのような人材か確認し、相手に合わせた文章を送ることで、応募者側も「この企業なら面接を受けてみたい」と強く思うようになります。

2.応募者への企業対応が雑

応募した企業からの対応が雑であれば、不信感につながり面接のキャンセルに繋がることが多々あります。

例えば、下記のような対応をされたとき、応募者は企業に対してネガティブなイメージを持つかと思います。

・質問などに対し、返信が1日以上かかる

・質問の回答が曖昧で疑問が解消できていない

・電話やメールの対応が雑

応募者側も自分たちの時間を使って企業に訪れます。

企業に対して少しでも不信感を持てば、面接に行きたいというモチベーションも落ちるため、誠意をもって応募者に対応しましょう。

3.応募者の気持ちの変化

応募者が面接をキャンセルするのは、企業側の問題だけでなく求職者側にもあります。

応募者が面接をキャンセルする理由には主に以下のようなものが挙げられます。

・応募した後で仕事内容への興味が薄れた

・他の仕事に採用が決まった

・なんとなく面接に行くのが面倒になった

・当日用事ができた

・ネット上で会社の悪い評判を見た

求職者側の面接に来ない理由は複数ありますが、当日に不慮の事故で来れないといった理由もあるため、企業側の努力だけでは改善できないこともあります。

ただ、企業側の行動によっては、応募者の面接来社率を上げることができるため、改善策を知るようにしましょう。

応募者の面接のキャンセルを減らす方法

面接に応募者が来ない理由は、企業側だけでなく応募者側の問題もあります。

ここでは、企業側ができる応募者の面接のキャンセルを減らす方法を紹介します。

リマインドメールの徹底

応募者の面接忘れ防止のために、リマインドメールを送りましょう。

応募者は一度の仕事探しで、複数の企業にエントリーすることが多々あり、応募した企業の面接日をうっかりと見落としてしまうこともあります。

リマインドメールを面接の1週間前、3日前、前日の頻度で送るなら応募者からも疎まず効果的です。

また、リマインドメールは、テンプレートを用いず応募者に合わせたものを作成することで、応募者の来社率を上げることができます。

1人1人に合わせたメールを送付するのは時間がかかりますが、応募者の志望意欲上昇にも繋がるため、テンプレートだけでないメールを作成するようにしましょう。

応募があれば迅速に対応する

前述したように、応募者は1つの企業だけでなく、複数の企業にまとめて応募することが多々あります。

そのため、応募者への対応が遅れてしまうと、他の企業での採用が決まってしまい面接のキャンセルを行う可能性があります。

面接の来社率を高めるために、応募があれば迅速に対応するようにしましょう。

応募を行う時点で応募者も自社に対して何かしらの興味があるため、他社よりも早く採用できるよう心がけるのが重要です。

応募者からの質問に誠実に対応する

働く意欲の高い応募者ほど、企業の情報を知るために多くの質問をする傾向にあります。

それに対して、雑に回答してしまうと応募者の意欲を削ぎ、企業に対しての不信感に繋がることがあります。

応募者の面接キャンセルを減らすために、できる限り応募者からの質問には迅速に丁寧な対応をするようにしましょう。

営業時間内に連絡するようにする

他の仕事の関係で、応募者への連絡が夜や休日になることがあるかもしれませんが、これはできるだけ避けるべきです。

なぜなら、応募者からしてみると「ここの企業では残業や休日出勤があるのか」と不安を覚えるからです。

近年は、ワークライフバランスを重視する方も多く、そのような方にとって大きなマイナスポイントとなります。

応募者への印象を悪くしないよう、できる限り営業時間内に連絡するようにしましょう。

面接日程を複数提示する

企業から一方的に面接日程を提示すると威圧的な印象を与えます。

また、仮にその日程が空いてなくても、一方的に伝えられれば応募者にとって断りづらく、当日になって応募者が来ないというケースに繋がることがあります。

予め、企業側から面接日程を複数提示し、それでも合いそうになければ応募者と話し合って日程を決めるようにしましょう。

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